O Decreto nº 10.278, publicado em março de 2020, estabeleceu técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados. No entanto, antes de aprofundar nas inovações trazidas por este Decreto, necessária uma breve digressão a respeito dos documentos digitalizados e a segurança dos dados ali contidos.
Isto porque em 2012, por meio da Lei nº 12.682, foi autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens.
Já em 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), nº 13.709, numa conceituação ampla quanto ao tratamento, armazenamento, acesso e vazamento dos dados, conduz destaque nacional aos temas ligados a segurança dos dados de modo geral, inclusive os digitalizados.
E, em meados de 2019, a chamada “Lei da Liberdade Econômica” nº 13.874, traz mudanças significativas no tocante ao valor legal e probatório de documentos digitalizados e, ainda, na possibilidade de eliminação dos registros originais em suporte físico. Isto porque o legislador apresenta o documento digital como uma importante ferramenta capaz depromover o desenvolvimento e crescimento econômico do País.
Finda a retrospectiva histórica-legal, em 2020 chega o Decreto 10.278 para equiparar o documento digitalizado ao documento físico, para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno.
Para atingir tal equiparação, necessário o preenchimento de requisitos formais, sendo eles:
(i) seja assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
(ii) siga os padrões técnicos mínimos previstos; e
(iii) contenha, no mínimo, os metadados especificados.
(iv) integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
(v) rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
(vi) emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
(vii) confidencialidade, quando aplicável; e
(viii) interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Aliás e, totalmente inovador, atenção destacada ao artigo 9 que determinou regra específica para o descarte do documento físico após a digitalização. Isto porque o artigo preconizou que “após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico”.
Ou seja, uma vez digitalizado, poderá o documento físico ser descartado, resguardada uma única exceção, tão-somente.
Vejamos assim que o aparente singelo ato do descarte protagonizou o encerramento de um importante ciclo de evolução composto pela interpretação de convergência de conteúdos existente entre as Leis 12.682/12, 13.709/18, 13.874/19 e, agora pelo Decreto nº10.278/20.
Vale lembrar que Decreto regula uma Lei e que ambas são de natureza erga omnes, isto é, criadas para serem cumpridas por todos!
Enfim, apesar dos esforços da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, responsável pelo anteprojeto do Decreto aqui analisado, que equiparou o documento físico ao digital, infelizmente algumas Entidades e Órgãos do próprio Poder Público ainda se negam a reconhecer a legitima igualdade entre tais ao recomendar a guarda dos documentos físicos, mesmo que por cautela, demonstrando total retrocesso e desrespeito ao Estado Democrático de Direito.
